Folder organizzativo

GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI

 

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GERARCHIA DELLE CARTELLE

I documenti sono raccolti in un sistema gerarchico di cartelle. Una volta sfogliata l’alberatura del folder fino alla cartella di livello più basso, compariranno nell’area a destra i documenti che contiene.

A questo livello, hai a disposizione alcuni comandi per scaricare, consultare, pubblicare i documenti.

 

SELEZIONARE I DOCUMENTI E IL TIPO DI AZIONE

Per prima cosa seleziona i documenti che ti interessano, cliccando sulla casella quadrata a sinistra del documento, in modo che vi compaia una spunta.

Per selezionare tutti i documenti contenuti nella cartella, spunta la casella quadrata a sinistra della scritta “Descrizione file”.

Clicca sull’icona con tre pallini in alto a destra per visualizzare il menu a tendina e scegliere l’azione da applicare ai documenti selezionati.

Nei successivi paragrafi trovi la spiegazione di ogni azione applicabile ai documenti che hai selezionato.

 

 

PUBBLICA AI DIPENDENTI

Se a dipendenti e collaboratori dell’azienda sono state consegnate le credenziali per accedere al portale HR, hai la possibilità di consegnare loro i documenti pubblicandoli nella loro area personale.

Clicca su “Pubblica ai dipendenti”; nella finestra che si apre puoi eventualmente scegliere la data a partire dalla quale il documento sarà accessibile a dipendenti e collaboratori. Il sistema in automatico ti propone data e ora attuali.

Clicca il pulsante “Pubblica” per confermare la pubblicazione dei documenti selezionati nell’area “Documenti personali” della pagina “My Workspace” di dipendenti e collaboratori.

 

PDF - DOWNLOAD DOCUMENTI SELEZIONATI

Vuoi avere un unico documento in pdf, formato da tutti o da una selezione dei pdf presenti nella cartellina che stai consultando? Scegli l’opzione “PDF - Download documenti selezionati”.

Nella finestra che si apre, puoi decidere la tipologia di ordinamento dei file che verranno uniti: per nome del documento, codice fiscale, cognome e nome ecc.

 

ESEMPIO: Immagina di aver bisogno della copia cartacea di tutti i LUL del mese di ottobre; avere un unico documento pdf che includa tutti i LUL ordinati per cognome ti permette di avere un solo file da mandare in stampa.

Seleziona tutti i LUL presenti nella cartella, clicca sull’icone con i tre pallini, seleziona “PDF – Download documenti selezionati” e scegli come tipologia di ordinamento “Cognome Nome”.

In pochi clic, il file cumulativo si scaricherà sulla memoria del tuo computer, pronto per la stampa!

 

 

 

 

ZIP - DOWNLOAD DOCUMENTI SELEZIONATI

Selezionando “ZIP – Download documenti selezionati” puoi scaricare tutti i documenti che hai selezionato ottenendo un file zippato, contenente i documenti scelti, tutti separati come lo sono nel folder organizzativo.

Anche scegliendo questa azione, puoi decidere la tipologia di ordinamento dei file che verranno zippati: per nome del documento, codice fiscale, cognome e nome ecc.

 

 

 

 

PDF - DOWNLOAD DOCUMENTI NON ASSEGNATI

L’opzione PDF – Download documenti non assegnati consente di ottenere l’esportazione di un pdf contenete, per i file selezionati, quelli che non verranno pubblicati, in quanto manca, ad esempio, il consenso, o non è stato trovato il codice fiscale.

La causa della mancata pubblicazione può essere filtrata nel menu a tendina della tipologia, tra:

  • Tutte

  • Codice Fiscale non trovato

  • Utente non trovato

  • Mancato consenso

  • Disabilitata pubblicazione.

Questa esportazione è un’utile verifica prima di procedere alla pubblicazione.

 

 

 

 

 

PDF - STAMPA INF. AGG. DOCUMENTI

“DIP - Stampa inf. agg. Documenti” consente di ottenere la stampa di informazioni aggiuntive, relative ai documenti selezionati e precedentemente pubblicati, quali:

  • Nome utente a cui è stato pubblicato il documento

  • Data in cui l'utente ha aperto il documento

  • Periodo di pubblicazione

  • Nome della cartella nella quale è stato pubblicato il documento.

Tale stampa è utile se vuoi avere un documento che riepiloghi quali dipendenti hanno visualizzato il documento pubblicato e quando.

 

 

 

 

 

PDF - STAMPA INF. AGG. DOCUMENTI NON ASSEGNATI

Quest’ultima funzione ti permette di ottenere la stampa di informazioni aggiuntive relative ai documenti selezionati, non pubblicati (in quanto manca il consenso, oppure non è stata riconosciuta la persona con lo stesso codice fiscale del documento),

La causa della mancata pubblicazione può essere filtrata nel menu a tendina della tipologia, tra:

  • Tutte

  • Codice Fiscale non trovato

  • Utente non trovato

  • Mancato consenso

  • Disabilitata pubblicazione

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