Con la presente circolare desideriamo informarvi che, con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del D.lgs 10 marzo 2023, n. 24 il Governo ha dato attuazione alla Direttiva comunitaria n. 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

Aziende soggette all’obbligo e scadenze

Le aziende interessate dagli obblighi in materia di whistleblowing sono:
a) Le imprese che hanno occupato, mediamente, negli ultimi dodici mesi, più di 249 dipendenti, dovevano adeguarsi entro il 15 luglio 2023;
b) Per le imprese che hanno occupato, in media, nell’ultimo anno, almeno 50 lavoratori dipendenti, gli obblighi scatteranno a partire dal 17 dicembre 2023;
c) I datori di lavoro che pur non raggiungendo tale ultimo livello dimensionale, hanno come genere di attività i servizi ed i prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio e le misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente, nonché quelli che adottano i modelli organizzativi ex D.lgs n. 231/2001, dovranno adottare le misure di adeguamento entro il prossimo 17 dicembre.

Metodo di calcolo dei dipendenti: La norma non fornisce altre indicazioni sui dipendenti da computare, pertanto, l'ANAC nelle linee guida ha ritenuto che debba farsi riferimento al numero dei dipendenti, al 31/12 dell'anno solare precedente a quello in corso, contenuto nell’elaborazione dati INPS risultante nelle visure camerali. Ad avviso di Confindustria, però, tale criterio non apparirebbe adeguato in quanto comporterebbe il computo “per teste” e cioè del numero complessivo di addetti, a prescindere dalla effettiva durata dei singoli rapporti di lavoro.
Secondo le regole generali stabilite dal nostro ordinamento, i lavoratori a tempo parziale andrebbero computati “pro-quota” secondo le indicazioni dell’art. 9 del D.L.vo n. 81/2015, quelli a tempo determinato sulla base dell’effettiva durata dei loro rapporti di lavoro, secondo la previsione dell’art. 27 del predetto Decreto ed i lavoratori intermittenti, in proporzione all’orario di lavoro effettivamente svolto nell’arco di ciascun semestre, secondo quanto stabilito dall’art. 18 del D.L.vo n. 81/2015. L’applicazione di tali regoli fornisce la media dei lavoratori in termini di “ULA” (unità lavorativa annua), calcolata tenendo conto della effettiva durata di ciascun rapporto.
Invece, sia le linee guida ANAC che la normativa vigente del d.lgs 81 2015 escludono dal computo i lavoratori occupati con contratto di somministrazione.
Il dubbio circa la scelta del criterio da applicare potrà essere sciolta solo dall’Anac: l’Autorità, preso atto della discrepanza con il criterio normativo, potrebbe rivedere la prima interpretazione, adottando un metodo di calcolo più coerente con l’articolo 27, fermo restando che sino ad allora le aziende dovrebbero, prudenzialmente, seguire le indicazioni delle linee guida.

Obblighi in capo alle aziende

Le aziende dovranno predisporre canali di segnalazione che garantiscano l’anonimato e la riservatezza del lavoratore che segnala l’irregolarità, del soggetto autore della presunta irregolarità e di chi, comunque, è nominato nella segnalazione.
Va eseguita un’analisi di fattibilità, ovvero una valutazione relativa all’impatto sulla protezione dei dati personali finalizzata a garantire:
 La riservatezza assoluta del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione stessa, anche mediante il ricorso alla crittografia;
 La corretta applicazione del principio di minimizzazione del trattamento dei dati, ovvero trattare i dati esclusivamente per le finalità relative all'attività di indagine da svolgere;
 Il rispetto dei principi di data retention: le segnalazioni possono essere conservate solo per il tempo necessario alla loro definizione e comunque per non più di 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell'esito finale.

Questi canali informativi potranno essere gestiti all’interno dell’azienda affidandone la responsabilità a personale idoneo e formato, oppure affidati a soggetti esterni di provata professionalità.

La segnalazione, come ricorda l’art. 3, può avvenire da parte di: lavoratori subordinati e autonomi, collaboratori, tirocinanti, liberi professionisti, ex dipendenti, consulenti. Inoltre, le misure di protezione si applicano anche ai c.d. facilitatori, ossia colleghi, parenti, o affetti stabili del soggetto che ha segnalato.
La tutela delle persone che segnalano va oltre il mero rapporto di lavoro e si estende anche a situazioni venute a conoscenza dell’interessato durante la fase precontrattuale o durante la procedura di selezione.
La tutela deve sussistere anche durante il periodo di prova o alla fine del rapporto di lavoro, quando lo stesso si sia estinto.

Oggetto della denuncia possono essere tutti i comportamenti, a giudizio del segnalante illeciti, di natura civile, penale, amministrativa e contabile, lesivi sia di un interesse pubblico che di uno privato.

Le modalità prescelte dall’azienda per attivare il canale di segnalazione, la scelta del gestore delle segnalazioni e la procedura tecnica devono essere portate a conoscenza di tutto il personale, attraverso una informativa generalizzata chiara, sia sul luogo ove si svolge l’attività, sia attraverso la rete intranet.

L’azienda dovrà anche garantire una formazione adeguata a tutta la popolazione aziendale sul Decreto e sulle modalità della segnalazione.

La procedura non rimane fine a sé stessa: infatti è previsto che entro sette giorni dalla ricezione sia fornito un avviso di ricevimento e, entro 90 giorni, un primo riscontro relativo alle indagini in essere a seguito della segnalazione.

N.B. Il D.L.vo n. 24/2023 sancisce, all’art. 17, il divieto di qualsiasi atto ritorsivo nei confronti di chi segnala le presunte irregolarità e, al comma 4, vi è un elenco minuzioso, seppur non esaustivo, relativo a gli atti vietati come: il licenziamento, la sospensione, o misure equivalenti, le mancate promozioni o le retrocessioni di grado, il mutamento delle mansioni, il trasferimento, la modifica dell’orario di lavoro, l’ostracismo e le molestie, la discriminazione ed il trattamento sfavorevole, il mancato rinnovo o a risoluzione anticipata di un contratto a tempo determinato.
In caso di contenzioso l’onere di provare che queste condotte sono state motivate da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di chi le ha poste in essere.

Le sanzioni

L’art. 21 individua le sanzioni che l’ANAC, (l’Autorità per l’anticorruzione) deve irrogare qualora accerti violazioni in materia di segnalazione e di mancata istituzione di canali di segnalazione.
 da 5.000 a 30.000 € quando viene accertato che sono state commesse ritorsioni o quando viene accertato che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza;
 da 10.000 a 50.000 € quando viene accertato che non sono stati istituiti i canali di segnalazione che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure che l'adozione di tali procedure non è conforme;
 da 500 a 2.500 € nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.
Al fine di attuare una procedura conforme è fortemente consigliato dotarsi di un software whistleblowing che possa garantire una comunicazione biunivoca tra segnalante e gestore della segnalazione.
Se non avete ancora adempiuto agli obblighi dettati in materia di whistleblowing contattateci e vi guideremo a trovare la soluzione più adeguata alla vostra azienda.